Поиск данных с помощью запросов. Сортировка, поиск и фильтрация записей базы данных Быстрый поиск данных

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр" - "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)

Расширенный фильтр ("Данные" - "Фильтр" - "Расширенный фильтр")Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список команд автофильтра и их назначение:

Все - все записи будут отображаться на экране

Первые 10... - откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям

Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" - "Фильтр" - "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

Выберите ячейку в списке

Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

Выберите ячейку в списке

Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных

Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"

В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:

не равно

• больше или равно

• меньше или равноКроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная.

Алгоритм фильтрации по выделенному:

 Выделите требуемую запись в списке

 Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов

Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов

Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условийНа рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

Выделите ячейку в списке

В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.

Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

На этом уроке к изучению предлагается тема «Поиск данных с помощью фильтров». В ходе занятия вы сможете получить представление о фильтрах, их типах. Вы узнаете о том, как осуществлять поиск нужной информации с помощью трех типов фильтров.

Тема: Технологии поиска и хранения информации

Урок: Поиск данных с помощью фильтров. Виды фильтров

Фильтры - средство поиска данных, которое применяют для сужения списка с целью исключения из него (на время) ненужных данных.

Типы фильтров :

Фильтр по выделенному;

обычный фильтр;

расширенный фильтр;

Рассмотрим на примере, как создать и применить фильтр по выделенному: самый простой способ фильтрации - это применение фильтра по выделенному. Допустим нам необходимо отобрать только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной реки Фонтанки. Выделим слово Фонтанки . На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на фильтре Выделение и выберем Содержит Фонтанки (рис. 1). Как мы видим, в нашей таблице остались только нужные записи. Чтобы восстановить все записи таблицы, достаточно отменить фильтр. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Обычный фильтр отличает то, что поиск выполняется по одному признаку в одном поле. Давайте посмотрим, как создать и применить такой фильтр:

Пусть нам необходимы только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной Мойки или на набережной Фонтанки. Выделим поле для фильтрации, а дальше мы можем либо щелкнуть на кнопке Фильтр (рис. 3), либо щелкнуть на названии поля, в правой части, и открыть список. В этом списке снимем флажок Выделить все , затем установим флажки против тех адресов, которые нас интересуют, и щелкнем на кнопке ОК (рис. 4). Мы видим, что в таблице остались только нужные нам записи. Для отмены фильтрации можно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 5), или в нижней части окна (рис. 6). После этого восстановится исходный вид таблицы со всеми записями.

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Расширенный фильтр отличается от предыдущих тем, что поиск осуществляется в нескольких таблицах, по нескольким признакам, в нескольких полях. Расширенный фильтр можно создать вот таким способом:

Создадим и применим расширенный фильтр. На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на кнопке Параметры расширенного фильтра и выберем из контекстного меню команду Расширенный фильтр (рис. 7). Откроется окно, в котором мы можем выбрать поля отбора и условия отбора, причем условие может быть одно или несколько. Пусть нам нужны те музеи, стоимость билетов в которых 150 или 100 рублей, и которые начинают работать с 10:30. Остается теперь Применить фильтр (рис. 8).

Мы видим, что условиям отбора удовлетворяет только одна запись, только один музей.

Рис. 7

Что такое фильтры?

Какие существуют типы фильтров?

Какое отличие фильтра по выделенному от обычного фильтра?

Какую кнопку нужно нажать, чтобы восстановить все записи таблицы?

Какое отличие расширенного фильтра от фильтра по выделенному и обычного фильтра?

Когда в базе данных очень много данных, и трудно, просматривая их, найти какие-то определенные, применяется фильтр.

Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

При использовании фильтра задается логическое выражение, которое позволит выводить на экран только те записи, для которых это выражение принимает значение “Истина” .

Фильтр набирается в специальном окне фильтра.

Чтобы установить или изменить его, необходимо выбрать в меню “Записи ” команду “Изменить фильтр ”,

затем, после установки всех условий выбрать в меню “Записи ” команду “Применить фильтр ”.

Чтобы восстановить показ всех записей надо выбрать в меню “Записи” команду “Удалить фильтр”.

Также можно воспользоваться соответствующими кнопками панели инструментов –

Есть два вида фильтра – простой и расширенный. В верхней части окна простого фильтра выводится список всех полей таблицы.

Из раскрывающего списка можно выбрать необходимое условие поиска и применить фильтр.

Какие государства находятся в Азии?

У какого государства столица – Джакарта?

Для более сложных условий отбора используются расширенные фильтры.

В нижней части этого окна необходимо указать, по каким полям производится поиск, и условия отбора.

В строке “Поле” необходимо указать название поля, по которому производится поиск нужной информации. Это можно сделать следующими способами:

· набрать его название на клавиатуре;

· перетащить мышью из списка полей;

· выполнить двойной щелчок по названию нужного поля в списке полей;

· щелкнуть мышью в строке “Поле” и выбрать нужное название поля в раскрывающемся списке.

В строке “Условие отбора” необходимо указать набор условий.

В выражениях для условий отбора допускается использование шаблонов:

· * (звездочка) – заменяет любую группу любых символов;

· ? (знак вопроса) – заменяет один любой символ;

Например:

“ А* ” – все слова, начинающиеся на “А”

“ ????? ” – все слова, состоящие из пяти букв

“ ?и* ” – все слова, у которых вторая буква “и”

Также в условных выражениях можно использовать

· логические операции, >=, =,

· логические функции Or (дизъюнкцию), And (конъюнкцию), Not (отрицание).

Условные выражения, набранные в разных столбцах одной строки “Условия отбора” соединяются функцией AND .

Условные выражения, набранные в разных строках “Условия отбора” соединяются функцией OR.

Например:

Найти все государства, названия которых и названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, названия которых или названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, в названии которых есть буква «е» или «и»

Найти все государства, площадь которых меньше 100

Найти все государства, площадь которых не меньше 100

Ответьте с помощью фильтров на следующие вопросы:

1) Какие государства находятся в Европе.

2) Какие государства находятся на американском континенте.

3) У каких государств название столицы состоит из пяти или четырех букв.

4) Какие государства, название которых начинается с буквы “М”, находятся в Азии

В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи» .

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».

Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».

Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».

Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.

Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».

После завершения поиска закройте окно.

Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени, если вы его точно не знаете, как это имя пишется; по начальным буквам слова; по окончанию слова и т.д.; Задавая искомый фрагмент текста, можно использовать подстановочные символы подстановочные символы

Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные" title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные"> title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные">

Поиск данных с помощью запросов Запросы осуществляют поиск данных в БД почти так же, как и фильтры. фильтрзапрос Поиск данных по записям-по полям Поиск данных в одной таблицеобъединяет данные из одной или нескольких таблиц Отображает все поля таблицытолько те, кот. нужны для поиска не сохраняется как отдельный объект можно сохранить как отдельный объект не позволяет создавать вычисляемые поля позволяет создавать вычисляемые поля Отличия