Автоматизация управленческих функций в организации. Обзор некоторых программ офисной автоматизации Программное обеспечение автоматизации работы офиса и предприятий
Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.
Рассмотрим каждые из них.
2.1 Microsoft Office ХР
Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).
В Microsoft Office входит:
ь Word 2002 - мощная программа для работы с текстовыми документами.
ь Excel 2002 - программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
ь Access 2002 - сильнейшее средство для работы с базами данных.
ь PowerPoint 2002 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
ь Binder - программа для объединения разных документов Office в одно целое.
ь Outlook 2002 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
ь Photo Editor - приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
ь Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.
2.1.1 Word
Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:
· Редактирование текста
Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.
· Форматирование текста
Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
· Графика
В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.
· Верстка
Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.
· Обработка данных и средства автоматизации
Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.
· Web-публикации
Расширенный набор средств Word 2002 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.
· Коллективная работа
Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.
· Интеграция
Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:
- 1) Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).
- 2) Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet Explorer.
- 3) Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.
- 4) Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.
- 5) Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.
- 6) Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.
- 7) Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.
- 8) Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.
- 9) Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.
- · Настройка параметров
Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:
- 1) Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.
- 2) Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.
- 3) Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.
- 4) Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.
- 5) Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.
- 6) Изменять язык интерфейса Word.
- 7) Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.
- 8) Добавлять новые шрифты.
- · Автоматизация
И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.
В Word 2002 компания Microsoft реализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.
· Установка
Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей:
- 1) Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2002 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.
- 2) Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно взятый шаблон, тему или другой файл, -- вместо этого Word устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового пространства.
- 3) Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Word на портативный компьютера.
- · Самодиагностика и восстановление
Теперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд:
- 1) Мастер настройки Office автоматически выявляет наличие ошибок при запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать необходимые файлы, если требуется их установка.
- 2) Мастер очистки Office выявляет файлы предыдущих версий Office и позволяет удалить все эти файлы.
- 3) Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет проблемы, связанные с файлами, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.
- 4) Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа.
- · Повышение производительности
Word предоставляет ряд новых функций, призванных повысить производительность работы пользователя:
- 1) В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word. Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад» (Back), аналогичная кнопке Web-броузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа.
- 2) В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы теперь отображается только наиболее часто используемые команды. Word автоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.
- 3) В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для каждого открытого в Word документа, что позволяет переходить к требуемому документу как при помощи меню «Окно» (Windows), так и используя панель задач.
- 4) Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно. Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на экране) и при желании может быть полностью отключен.
- 5) Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard) отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами.
- 6) Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких страниц документа на одном листе или при использовании бумаги нестандартных размеров.
- · Редактирование и форматирование
Передовые функции редактирования и форматирования Word постоянно совершенствуются. В число новых функций входят следующие:
- 1) Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый текст по правому краю.
- 2) Теперь Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста.
- 3) Функция автозамены, направленная на повышение производительности; работы, теперь использует для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь.
- 4) Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно распознаваемых орфографических ошибок.
- · Графика
Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов.
· Коллективная работа
Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например, планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения электронной почты.
· Поддержка HTML
Принимая во внимание неуклонный рост значимости Web-страниц в корпоративных сетях, равно как и на общественных Web-узлах, Microsoft значительно расширила поддержку HTML для Word:
- 1) Word позволяет сохранять документы в формате Web-страниц и передавать их на Web-сервер за одну операцию. При сохранении Web-страницы Word создает папку, в которую помещаются все дополнительные файлы.
- 2) Когда при просмотре Web-страницы в Internet Explorer пользователь выбирает команду «Правка», Office открывает то приложение из своего состава, средствами которого был создан этот документ. Кроме того, имеется возможность просматривать HTML-код документа без форматирования.
- 3) Предусмотрена возможность просмотреть документ в Web-броузере перед сохранением.
- 4) Средства работы с гиперссылками претерпели значительные усовершенствования. Теперь процедура создания гиперссылок на закладки документа, другие файлы, Web-страницы и даже адреса электронной почты существенно упрощена.
- 5) Имеется возможность задать режим автоматического обновления гиперссылок при сохранении документа.
- 6) В Word реализована возможность вставки в документ таких графических объектов, как маркеры списков, горизонтальные линии и других графических объектов. Значения по умолчанию для цвета и заполнения сохраняются в документах; Word автоматически группирует перекрывающуюся графику.
- 7) Аналогично стилям, представляющим собой наборы параметров форматирования текста, темы являются согласованными наборами параметров форматирования Web-страниц, включающими стили, цвет или рисунок фона, графические маркеры списков и горизонтальные линии. Вместе с Word поставляются десятки тем, которые могут быть использованы в создаваемых Web-страницах.
- 8) В Word реализована поддержка специальных форматов, создаваемых при сохранении документа в формате Web-страницах с последующим открытием его для редактирования в Word из броузера. Несмотря на то, что документ был преобразован в формат HTML, он открывается как стандартный документ Word, что позволяет пользователю просматривать и изменять его исходное форматирования.
- 9) Имеется возможность задания режима уведомления об обновлении любого опубликованного в Web документа.
- 10) Редактор сценариев позволяет создавать HTML-сценарии и вставлять их в Web-страницы.
- · Программирование и безопасность
В состав Microsoft Office включена значительно усовершенствованная версия языка Visual Basic 6.0 for Applications (VBA), дополненного новыми функциями, облегчающими квалифицированную разработку макросов и приложений:
- 1) В настоящее время VBA находится на одном уровне с Visual Basic.
- 2) VBA позволяет создавать интегрированные решения, включающие в себя любые приложения Microsoft Office, благодаря использованию элементов управления ActiveX.
- 3) Интегрированная автоматическая проверка на вирусы может быть включена в любой макрос, написанный на Visual Basic for Applications. Реализован новый интерфейс API с поддержкой функций защиты от вирусов для окна диалога «Открытия документа» (Open), позволяющий разработчикам задавать режим автоматической проверки на наличие вирусов в любом открываемом документе.
- 4) Макросам могут быть присвоены цифровые подписи, подтверждающие отсутствие вирусов в макросах.
- · Сетевое управление
Компания Microsoft реализовала функции, направленные на снижение эксплуатационных затрат для администраторов сетей. В числе этих функций можно отметить следующие:
- 1) Сетевые администраторы могут настроить Office таким образом, чтобы отдельные функции или программы не устанавливались до момента вызова этих функций или программ пользователем.
- 2) Мастер сетевой установки нового поколения является основным средством настройки специальной конфигурации при установке приложений Office для использования в сети.
- 3) Мастер профилей Office позволяет сетевым администраторам изменять заданные по умолчанию параметры Word и сохранять и восстанавливать Office 2002.
- 4) Администратор может блокировать доступ определенных пользователей к отдельным функциям Word.
- 5) Диспетчер шаблонов облегчает управление корпоративными шаблонами документов и обеспечивает их установку таким образом, чтобы они были доступны всем пользователям через окно диалога «Создание документа» (New).
- 6) Справочная система Word может быть дополнена определяемыми администратором разделами и файлами содержания. Также имеется возможность дополнять окна сообщений ссылками на Web-узел Microsoft или Web-узел корпоративной сети.
Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроиз-водство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах следующие:
· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).
Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рисунке 3.3.
Рис. 3.3. Основные компоненты автоматизации офиса
Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ.
Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.
Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса являются:
· электронная таблица;
· система управления базами данных.
В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
· программа анализа и составления расписаний;
· программа презентации;
· программа обслуживания факс-модема;
· сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др.;
· программы перевода;
· специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.
Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.
Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты.База данных . Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Преимуществом аудипочты является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.
Компьютерные конференции и телеконференции . Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.
Факсимильная связь . Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
В практическом пособии рассматриваются ключевые вопросы организации бухгалтерского делопроизводства предприятия (организации, учреждения) любой формы собственности. Материал пособия излагается системно, на основе актуальных нормативно-методических и нормативно-технических документов, включая Инструкцию по делопроизводству. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка работы с бухгалтерскими документами, а также документированию деятельности бухгалтерии. Вводный раздел книги посвящен организации деятельности "с нуля" группы бухгалтерского делопроизводства. Книга предназначена для главных бухгалтеров предприятий, руководящего состава и специалистов финансово-экономических служб и подразделений, бухгалтеров, документоведов, а также для обучающихся по специальностям "Бухгалтерское дело" и "Делопроизводство" в учебных заведениях и на специализированных курсах.
Раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др. Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки 032000 "Документоведение и архивоведение", 080500 "Менеджмент", 090100 "Информационная безопасность", а также специальностям 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления", 080507 "Менеджмент организации",...
Автоматизация деятельности кредитной организации на платформе "1С:Предприятие 8" В учебном пособии рассматриваются теоретические принципы построения и применения автоматизированных банковских систем (АБС), их эволюция и роль в деятельности современных кредитных организаций. В пособии раскрываются особенности компьютерно-ориентированных банковских технологий, принципы организации - синтетического и аналитического учета в среде АБС, технологии расчетно-кассового обслуживания, удаленного обслуживания клиентов, раскрываются технологические принципы организации электронного документооборота, формирования отчетности. Теоретические положения сопровождаются подробными практическими примерами реализации описанных технологий и принципов в реальной системе автоматизации банковской деятельности АБС "Управление кредитной организацией" на платформе "1С:Предприятие 8", разработка компании "Бизнес ИТ" (1С:Франчайзи, г. Ставрополь) (система приобретается отдельно у разработчика, платформа "1С:Предприятие" - в фирме "1С" и у ее партнеров). В пособии представлены...
Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень. Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компаний-поставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности. Электронный документооборот - это не просто...
Данное издание, написанное юристами и экономистами, отличается от аналогичных прежде всего тем, что, помимо юридически безупречных образцов хозяйственных договоров, оно содержит обширный правовой, арбитражный и налоговый комментарий. По отдельным договорам приводятся бухгалтерские проводки на основе нового Плана счетов бухгалтерского учета. Первый том двухтомника посвящен порядку заключения договоров, последствиям признания их недействительными, ответственности за их нарушение, а также документообороту, обеспечивающему их заключение, исполнение и изменение. Отдельная глава посвящена обеспечению обязательств. Кроме этого в данном томе рассматриваются договоры, используемые в хозяйственной деятельности предприятий - договоры купли-продажи, поставки, бартера, возмездного оказания услуг, толлинга, аренды, хранения. Подробно рассматриваются договоры комиссии и поручения. Каждая глава помимо образцов договоров содержит юридический комментарий,...
Хотите разобраться в законодательстве, регулирующем взаимоотношения работника и работодателя, понять, как складываются выплаты в пользу работников и взимаются налоги, освоить документооборот? Подробно комментируя трудовое и налоговое законодательство, автор объяснит, как действовать в различных хозяйственных ситуациях и правильно оформлять их документально, как с помощью приведенных в книге формул рассчитать выплаты в пользу работников и вести налоговый учет, как защитить права работника и работодателя, не нарушая нормы закона. Издание будет исключительно полезно бухгалтерам, руководителям и сотрудникам кадровых служб организаций. Книга также станет незаменимым помощником преподавателей и студентов вузов, а также слушателей специальных курсов.
Эта книга поможет вам автоматизировать ведение бухучета и документооборот с помощью стандартных программ пакета Microsoft Office 2010 - Excel и Word. Вы узнаете, как выполнить финансовые расчеты, оформить бланки и ведомости в Excel, сможете максимально автоматизировать заполнение договоров и других документов путем обмена данными между Word и Excel.
В пособии приводятся формы и реквизиты основных видов документов - банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций. Книга предназначена для руководящих, управленческих работников и специалистов организаций малой и средней форм бизнеса.
У вас в руках необычное издание, в котором собрана основная информация по четырем направлениям, необходимым для успешной работы бухгалтера: основы бухгалтерского учета, бухгалтерский учет, налогообложение, "1С: Бухгалтерия". Самоподготовку можно начинать "с нуля", так как в книгу включен раздел по основам бухгалтерского учета с ключевыми понятиями, категориями и техникой ведения учета. В разделе "Бухгалтерский учет" в лаконичной и доступной форме даны методика, проводки, примеры и типовые ситуации во всем участкам учета коммерческих организаций. Раздел "Налоги" содержит информацию о налогоплательщиках, объектах налогообложения, налоговых ставках и порядке расчетов по всем налогам, предусмотренным налоговым кодексом РФ, с учетом последних изменений. Для каждого налога приведен практический пример расчета. В разделе "1С: Бухгалтерия" версия 8.1 дано описание основных принципов и алгоритмов действий в наиболее популярной сегодня для бухгалтеров, менеджеров и...
Описаны три конфигурации системы "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей" и "Зарплата и Управление персоналом". Рассмотрены операции с денежными средствами, учет товаров, продукции, услуг, учет основных средств и нематериальных активов. Представлен расчет налоговых платежей, итоговая бухгалтерская и налоговая информация. С позиций менеджера, управленца, кладовщика показано, как сформировать заказ поставщику и оформить поступление товара, отследить прохождение оплаты, управлять ценообразованием, организовать розничную торговлю и учет оплаты с помощью платежных карт и банковских кредитов. С позиций бухгалтера-расчетчика и специалиста по кадрам показано, как составлять и вести графики работы и отпусков, работать с кадровыми документами, формировать налоговую отчетность и решать другие задачи учета заработной платы и кадрового учета. Во втором издании отражены изменения в налоговом законодательстве, включен анализ характерных ошибок начинающих пользователей,...
Федеральное агентство по образованию
Шадринский государственный педагогический институт
Кафедра прикладной информатики
Курсовая
работа на тему:
«Автоматизация
офисной деятельности (на
примере конкретных
разработок)»
Выполнила:
Шабунина Дарья
386
группа
Проверила:
Федорова Л.В.
Г.Шадринск.
2010г.
Содержание:
Введение.
Глава 1. Задачи автоматизации офисной
деятельности.
§1.1.
Обеспечение совместной деятельности.
§1.2.Документооборот.
§1.3.
Планирование работ и управление
ими.
§1.4.
Автоматизация коммерческой деятельности
(торговли).
§
1.6. Защита данных.
Глава 2. Программное
обеспечение для автоматизации
работы офиса или компании
§
2.1. Интегрированные пакеты для офисов
§
2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии.
§
2.3. Автоматизация любых торговых и складских
операций.
Глава 3. Решения
офисной автоматизации.
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM
§ 3.2.
Система
автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Заключение.
Список используемых
источников.
Приложение.
Введение.
В данной работе
рассматривается тема "автоматизация
офисной деятельности (на примере конкретных
разработок)". На протяжении последних
десятилетий автоматизация офисной деятельности
является одним из основных стимулов развития
мировой информационной индустрии. Пожалуй,
каждый из мировых гигантов - разработчиков
аппаратного и программного обеспечения
внес свою лепту в развитие этой части
рынка информационных технологий. Все
это позволяет говорить об актуальности
темы данной работы.
Спектр
решений, предлагаемых для автоматизации
офисной деятельности, включает офисные
пакеты, средства организации коллективной
работы и обмена информацией, решения
для автоматизации управления компанией
и многое другое. Благодаря этим решениям
сам офис и организация труда его сотрудников
за последнее время изменились до неузнаваемости.
Цель
работы
- проанализировать автоматизацию
офисной деятельности и рассмотреть основные
программные продукты и решения, используемые
при данной автоматизации.
Объект
исследования
- программное обеспечение,
используемое для офисной автоматизации.
Предмет
исследования
- задачи и методы автоматизации
офисной работы, средства офисной автоматизации.
При
создании новой компании любого масштаба
перед ее организаторами уже не встает
вопрос о необходимости автоматизации
деятельности ее офисов или подразделений
- возникает лишь проблема выбора средств
для этой автоматизации среди многообразия
продуктов, представленных на рынке.
Глава 1. Задачи автоматизации
офисной деятельности.
Задачи,
решаемые при автоматизации деятельности
компании, во многом зависят от характера
ее бизнеса, инфраструктуры, административного
устройства и многих других факторов.
Но вне зависимости от специфики
каждой отдельной фирмы существует ряд
общих требований к системам автоматизации
офисной деятельности. Поэтому для того,
чтобы определить эти требования, необходимо
понять, что общего имеется в задачах автоматизации
деятельности офисов различных компаний.
§1.1.
Обеспечение совместной
деятельности.
Прежде
всего офис - это группа людей, поэтому
на первый план выдвигаются средства организации
внутрикорпоративного взаимодействия.
Конкретный состав этих средств, их содержание
и наполнение во многом зависят от специфики
деятельности компании. Так, например,
торговой организации необходима система
автоматизации коммерческой деятельности
(торговли); компании, занимающейся выполнением
различных проектных работ, - развитые
средства управления проектами и задачами.
Практически перед любой фирмой встает
вопрос автоматизации канцелярии.
Таким
образом, при организации внутрикорпоративных
деловых процессов внутри компании
(а значит, и ее офисов) возникает
потребность в автоматизации
различных видов деятельности ее
сотрудников.
§1.2.Документооборот.
В
принципе, весь документооборот сводится
к присвоению документу номера (регистрации
документа в канцелярии) и к
его исполнению, возможно, сопровождаемому
контролем. Документооборот охватывает
все структурные подразделения
компании - от канцелярии до руководства -
и является важной частью системы управления
фирмой.
Если
регистрация документа достаточно
однотипна для всех компаний, то
процессы его исполнения и контроль
над его прохождением формализуются
трудно и во многом зависят от административного
устройства организации. Исходя из этого
система документооборота должна содержать
развитые средства адаптации к административной
структуре компании и порядку работы с
документами, принятому в ней.
Система
автоматизации документооборота должна
поддерживать рассылку и визирование
документов, что является отражением реальных
процессов работы с бумагами в любой организации.
Также при автоматизации документооборота
должна быть обеспечена и другая типичная
операция при работе с бумагами - контроль
над прохождением документов. Кроме того,
данная система должна обеспечивать: ввод
в систему документов из различных источников:
бумажная документация, сообщения электронной
почты, факсы, файлы различных прикладных
программ.
§1.3.
Планирование работ
и управление ими.
Планирование
работ включает в себя составление
регламента работ, калькуляцию затрат
по ним и планирование ресурсов.
Планирование работ неразрывно связано
с планированием мероприятий
как для отдельных сотрудников,
так и для рабочих групп.
§1.4.
Автоматизация коммерческой
деятельности (торговли).
В
отличие от документооборота все
производственные процессы, связанные
с торговлей, формализуются значительно
проще. Хотя, как показывает практика разработки,
продажи и внедрения пакетов автоматизации
коммерческой деятельности, у каждой компании
есть свои нюансы, но это не мешает широкому
распространению подобных систем.
В
целом система автоматизации
коммерческой деятельности должна выполнять
следующие функции:
- Обеспечение
полного контроля поступления и продажи
товара. Торговля включает в себя покупку
или производство товара, его хранение
и продажу. Весь этот процесс сопровождается
различными бумагами: накладными, счетами,
счетами-фактурами, которые необходимы
для бухгалтерской отчетности. Соответственно,
система торговли должна автоматизировать
все операции по движению товара и предоставлять
соответствующие им бухгалтерские документы.
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.
§
1.5. Связь с внешним миром.
Деятельность
любой компании немыслима без
средств удаленного взаимодействия
между ее офисами и без связи
с другими компаниями. Следовательно,
любой компании необходимы:
- средства
электронной почты;
автоматизация службы факсимильных сообщений;
средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.
Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.
Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:
- Предотвращение
несанкционированного доступа к данным.
Разграничение доступа к информации, с
одной стороны, необходимо для обеспечения
ее секретности и защиты от умышленного
разрушения, а с другой - служит для более
четкого разграничения обязанностей между
сотрудниками.
Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.
Глава
2. Программное обеспечение
для автоматизации работы
офиса или компании
В
настоящее время уже сложно представить
современный офис без компьютеров.
Применение компьютерных технологий позволяет
значительно повысить производительность
и качество работы как отдельного секретаря-референта,
так и служб документационного обеспечения
управления в целом.
Долгое
время автоматизация учреждений
в осуществлялась в виде различного
рода подсистем АСУ, основанных на базах
данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия,
зарплата, контроль исполнения и др.) Не
умоляя значимости этих подсистем, стоит
заметить, что они охватывали лишь до 15-20%
общего объема информации, циркулирующей
в учреждении.
Нужды
по электронной обработке документов
удовлетворялись применением функциональных
пакетов (редакторов текста и электронных
таблиц) и интегрированных пакетов программ
Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства
оказались недостаточными для управления
огромными потоками бумажных и электронных
документов, циркулирующих как внутри
одного предприятия, так и между ними.
В целом такой подход грешил отсутствием
комплексности в автоматизации делопроизводства
и управления документооборотом.
В
настоящее время развитие информационных
технологий привело к появлению методов
и средств, обеспечивающих интегрированные
решения по автоматизации офиса, позволяющие
автоматизировать ручные операции и поиск
документов, автоматически передавать
и отслеживать перемещение документов
и контролировать выполнение поручений,
связанных с документами.
Приведем
краткий перечень программных средств,
участвующих в автоматизации
работы офиса:
Операционные
системы
"
Microsoft Windows XP Professional;
"
MS Windows 2000 Professional;
"
Microsoft Windows NT Workstation 4.0;
"
Sun Solaris 9 и др.
Серверное
программное обеспечение
"
Microsoft Windows 2000 Server;
"
Microsoft Windows NT Server 4.0;
"
Windows Server 2003 Enterprise Edition;
"
NetWare 6;
"
Sun Solaris 9;
"
SCO OpenServer 5 и др.
Прикладное
программное обеспечение по категориям
"
Антивирусы;
"
Безопасность;
"
Графические/Издательские пакеты;
"
Интернет;
"
Мультимедиа;
"
Научное программное обеспечение;
"
Обучающие программы;
"
Отправка и прием факсов;
"
Офисное программное обеспечение;
"
Резервное копирование;
"
САПР;
"
Сетевое программное обеспечение;
"
Средства авторизации;
"
Средства разработки;
"
СУБД;
"
Утилиты;
"
Электронная почта.
§
2.1. Интегрированные
пакеты для офисов
Самым
распространенным в мире офисным пакетом
является Microsoft Office. По данным International Data
Corporation - одной из крупнейших компаний,
работающих в области компьютерной аналитики,
это приложение установлено более чем
на 95% персональных компьютеров. Пакет
Microsoft Office Standard Edition включает программы:
Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих
программ мы кратко остановимся.
Microsoft
Word
- это многофункциональная система
обработки текстов, обладающая полным
набором средств, необходимых для быстрого
создания и эффективной обработки документов
практически любой степени сложности.
Word значительно облегчает работу при форматировании
документа, предоставляя возможность
использовать стили. Как правило, в организациях
создается множество повторяющихся (типовых)
документов, подготовку которых можно
ускорить, используя специальные шаблоны.
Шаблон позволяет быстро изготавливать
новые, аналогичные по форме документы,
не тратя времени на форматирование. Шаблоны
могут содержать информацию о стилях,
стандартных текстах и даже панели инструментов,
что позволяет унифицировать и автоматизировать
процесс подготовки документов. В комплект
поставки Word входят шаблоны многих стандартных
документов.
Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.
Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.
Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.
§ 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии
Программный продукт "1С:Бухгалтерия " включает технологическую платформу "1С:Предприятие " и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
"1С:Бухгалтерия " поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.
В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.
§ 2.3.Автоматизация любых торговых и складских операций
"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.Типовая конфигурация позволяет:
- вести раздельный
управленческий и финансовый учет
вести учет от имени нескольких юридических лиц
вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)
вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию
оформлять закупку и продажу товаров
производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных
вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам
формировать необходимые первичные документы
оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД
выполнять резервирование товаров и контроль оплаты
вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе
вести учет товарных кредитов и контроль их погашения
вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату
- задать для
каждого товара необходимое количество
цен разного типа, хранить цены поставщиков,
автоматически контролировать и оперативно
изменять уровень цен
работать со взаимосвязанными документами
выполнять автоматический расчет цен списания товаров
быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов
вести учет товаров в различных единицах измерения,
а денежных средств - в различных валютах
получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег
автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.
Глава
3. Решения офисной автоматизации.
§ 3.1.
Lotus Domino/Notes компании
IBM
Рассмотрим
одно из решений для автоматизации
деятельности компании и ее офисов
с учетом требований, изложенных выше.
Предлагаемое решение базируется на многолетнем
опыте внедрения подобных систем и, по
мнению автора, является сбалансированным
с точки зрения цены и потребительских
характеристик.
Ядром
предлагаемого решения является
сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes
компании IBM; рассмотрим его более подробно.
Основой
сервера Lotus Notes является встроенная база
данных, имеющая нереляционную структуру,
что, в отличие от систем управления
реляционными базами данных (SQL-серверов),
позволяет наиболее просто и эффективно
строить системы хранения документов
с целью их коллективного использования.
Следует отметить, что, несмотря на нереляционную
структуру баз данных сервера Lotus Notes, к
ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.
Другими
чертами системы Lotus Notes являются:
- технология
«клиент-сервер» с поддержкой широкого
спектра серверных и клиентских платформ,
в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400,
Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все
приложения, разработанные на основе системы
Lotus Notes, в том числе те, о которых далее
пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых
ею платформах без каких-либо модификаций;
поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.
- совместную
систему обработки документов внутри
компании, отдела, рабочей группы;
взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.
Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.
Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.
Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:
- реализацию
электронной почты;
создание Интернет-сервера;
поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.
Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается различными способами.
Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис.1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.
Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно для регистрации документов и контроля их прохождения.
Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.
Контроль взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.
Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:
- определять
задачи, создавать и назначать ресурсы,
необходимые для их выполнения;
назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;
определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;
и т.д.................
данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
нормативных документов (планов, стандартов, бюджетов и др.), определяющих планируемое состояние объекта управления.
Вопрос 9. Автоматизация офиса
1. Характеристика и назначение автоматизации офиса.
2. Основные компоненты автоматизации офиса.
Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами). При их совместном использовании обе эти системы обеспечат
рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис :
поддерживает внутрифирменную связь персонала;
предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.
Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для
группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ, однако преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса :
текстовый процессор;
табличный процессор;
электронная почта;
электронный календарь;
аудиопочта;
компьютерные и телеконференции;
видеотекст;
хранение изображений;
специализированные программы управленческой деятельности (ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.). Также широко используются некомпьютерные средства :
аудио- и видеоконференции;
факсимильная связь;
ксерокс и другие средства оргтехники.
Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных Приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.
Текстовый процессор – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет
добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности :
купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты;
купить готовую услугу использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически
вносимую плату.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров
позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить
наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций :
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.
Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.
Телеконференция включает в себя три типа конференций :
аудио;
видео;
компьютерную.
Видеотекст основан на использовании компьютера для получения
отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста :
создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;
заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) – перспективная офисная технология, которая основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.
Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Вопрос 10. Аудио- и видеоконференции в автоматизации офиса
1. Аудиоконференции.
2. Видеоконференции.
3. Факсимильная связь.
Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций
между территориально удаленными работниками и подразделениями фирмы. Телефонная связь, оснащенная устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам, – наиболее простое техническое средство реализации аудиоконференции. Создание таких конференций не требует наличия компьютера, она предполагает использование двусторонней аудиосвязи между ее участниками.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконферениий повышается при выполнении следующих условий :
работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней заинтересованных лиц;
количество участников не должно быть слишком большим, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
программа конференции должна быть сообщена участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
перед тем как начать говорить, каждый участник должен представиться;
должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем участникам.
